eOstroleka.pl
Polska,

Elektronizacja akt pracowniczych w ZUS

REKLAMA
zdjecie 1608
fot. eOstroleka.plfot. eOstroleka.pl
REKLAMA

Od stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych oraz obniżą związane z tym koszty.

Nadchodzą wielkie zmiany w sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał tylko 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni w danej firmie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko przy spełnieniu dodatkowego warunku. Jest nim przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA. Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje się dalej przez okres 50 lat.

Wraz z wejściem w życie ustawy zmienią się także przepisy dot. firm zajmujących się przechowywaniem dokumentów pracowniczych. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Nowością są wysokie kary za działanie bez wymaganych uprawnień. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł.

Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie. Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.

źródło: ZUS

Wasze opinie

STOP HEJT. Twoje zdanie jest ważne, ale nie może ranić innych.
Zastanów się, zanim dodasz komentarz
Brak możliwości komentowania artykułu po trzech dniach od daty publikacji.
Komentarze po 7 dniach są czyszczone.
Kalendarz imprez
październik 2024
PnWtŚrCzPtSoNd
 30 dk1 dk2 dk3 dk4 dk5 dk6
dk7 dk8 dk9 dk10 dk11 dk12 dk13
dk14 dk15 dk16 dk17 dk18 dk19 dk20
dk21  22 dk23 dk24  25  26 dk27
dk28  29 dk30  31  1  2  3
×