Jedną z powszechnie stosowanych metod prowadzenia takiej ewidencji jest lista obecności. Listy papierowe powoli odchodzą do lamusa, ponieważ coraz więcej firm korzysta z bardziej efektywnych rozwiązań elektronicznych.
Lista obecności – czy trzeba ją prowadzić?
Jednym z najważniejszych dokumentów, które powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy, jest lista obecności. W wielu firmach stanowi ona podstawowy dokument kadrowy i ma wymiar miesięczny. Znajdują się w niej podpisy pracowników przy konkretnych dniach miesiąca. Listę można stworzyć samodzielnie lub posłużyć się szablonami, które publikowane są w internecie.
Prowadzenie listy obecności wcale nie jest obowiązkowe. Nie mówi o tym ani kodeks pracy, ani Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku regulujące kwestie prowadzenia dokumentacji przez pracodawców. Oznacza to, że metoda potwierdzania obecności na swoim stanowisku pracy jest w pełni dowolna, a jej określenie zależy od przełożonego. Obowiązkiem jest już natomiast poinformowanie wszystkich pracowników o tym, jaką metodę przyjęto. Informacje na ten temat muszą znaleźć się w regulaminie danego zakładu pracy.
Papierowa lista obecności – dlaczego jest przeżytkiem?
Do niedawna w większości zakładów pracy prowadzone były papierowe listy obecności – obowiązek złożenia podpisu na takiej liście miała każda osoba, która podejmowała pracę w danym dniu. Obecnie wielu pracodawców odchodzi od tej metody, a przyczyną jest przede wszystkim to, że jest zbyt czasochłonna, zwłaszcza dla działu kadr, który musi takie dane zbierać, sprawdzać ich prawidłowość oraz korelować z informacjami na temat zwolnień czy urlopów.
W papierowej liście obecności brakuje jednego ważnego elementu, którym jest liczba przepracowanych godzin. Nie daje ona dokładnej kontroli nad czasem pracy, w tym m.in. w zakresie godzin wejścia i wyjścia, spóźnień czy czasu spędzonego na przerwach. Poza tym często zdarzają się manipulację taką listą, kiedy pracownicy podpisują się za innych lub wpisują nieprawidłową godzinę. Z tego właśnie względu coraz więcej pracodawców decyduje się na prowadzenie ewidencji czasu pracy online, do czego idealnie nadaje się lista obecności w inewi.pl.
Jak usprawnić ewidencję czasu pracy?
Elektroniczny system ewidencji czasu pracy to rozwiązanie efektywne, wygodne i nowoczesne. Dokładne informacje na temat takiej formy kontrolowania czasu pracy można znaleźć w artykule Czy lista obecności pracownika może być prowadzona elektronicznie? Do zalet tej metody można zaliczyć m.in. wygodę użytkowania, łatwy dostęp dla pracodawcy oraz dla pracowników, oszczędność czasu i rzetelność danych – system wyklucza możliwość zmiany godzin czy manipulowania obecnością pracowników.
artykuł sponsorowany
1
8
15