"Nie miało miejsca nagrywanie rozmów telefonicznych petentów oraz rozmów wewnętrznych pracowników" - deklaruje kierownik biura prasowego Piotr Potulski w odpowiedzi na zapytanie jednego z radnych odnośnie kwestii rozmów telefonicznych w Urzędzie Miasta. Komunikaty, jakie otrzymali urzędnicy, były na tyle niejasne, że wzbudziły ich obawy, a co za tym idzie - sprawą zainteresowano media i radnych.
Rozmowa kontrolowana?
Po 30 kwietnia, gdy dzwoniliśmy do Urzędu Miasta Ostrołęka słyszeliśmy głos, który informuje nas o tym, że rozmowa jest nagrywana. Jeżeli ktoś nie wyraża zgody na nagrywanie, powinien się rozłączyć. Informacja brzmiała tak:
Jeden z urzędników wysłał nam też zdjęcie z wewnętrznego systemu Urzędu Miasta, a z informacji tam zamieszczanej wynika, że nagrywane będą też połączenia wewnętrzne, czyli między urzędnikami.
Informuję, że w celu zapewnienia standardów obsługi interesantów oraz dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników dnia 30 kwietnia 2020 roku zainstalowany został system nagrywania rozmów telefonicznych. Nagrywane będą wszystkie rozmowy telefoniczne miejskie (przychodzące i wychodzące) oraz połączenia wewnętrzne
- czytamy w informacji podpisanej przez prezydenta Ostrołęki.
Po naszej publikacji zniknął komunikat głosowy o nagrywaniu rozmów zewnętrznych, a na stronie Urzędu Miasta wydano oświadczenie, iż rozmowy wewnętrzne nie są rejestrowane. Jak udało nam się dowiedzieć, w ratuszu trwało się też poszukiwanie informatora, który przekazał nam zdjęcie z wewnętrznego systemu UM.
Zapytanie radnego
Sprawą zainteresował się radny Jakub Frydryk. Wystosował zapytanie do władz miasta.
W związku z informacjami, jakie pojawiają się w przestrzeni publicznej, chciałbym zapytać czy w Urzędzie Miasta miało miejsce nagrywanie rozmów telefonicznych petentów oraz rozmów wewnętrznych urzędników? Jeśli tak, to czy było to prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami?
- zapytał wiceprzewodniczący rady miasta.
W sprawie nagrywania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miasta wiceprzewodniczący rady miasta miał wiele pytań do prezydenta:
Czy wprowadzone zostały zmiany w regulaminie pracy dotyczące prowadzenia monitoringu rozmów telefonicznych? Jeśli tak, to w jakim dniu zostały one wprowadzone i czy zmiany regulaminu były uzgodnione z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracowników? Czy Urząd Miasta Ostrołęki jako pracodawca i administrator danych osobowych poinformował wszystkie monitorowane osoby, czyli zarówno pracowników, jak i inne osoby, które obejmuje monitoring, m.in. o: tożsamości i danych kontaktowych administratora, celu przetwarzania danych rejestrowanych w wyniku monitoringu, przysługujących monitorowanej osobie prawach, podstawie prawnej i okresie przetwarzania danych rejestrowanych w ramach monitoringu?
Jak długo był prowadzony monitoring rozmów telefonicznych i jak długo będą przechowywane nagrania z prowadzonego od 30.04.2020 monitoringu rozmów telefonicznych wewnętrznych jak i zewnętrznych?
- pytał Frydryk.
Problemy, "których nie ma"
Odpowiedzi na zapytanie udzielił - dość niespodziewanie - kierownik Biura Prasowego.
W odpowiedzi na Pana zapytanie z dnia 8 maja 2020 r. w sprawie „nagrywania rozmów telefonicznych" informuję, iż w Urzędzie Miasta Ostrołęki w dniu 30 kwietnia 2020 r. została wymieniona przestarzała centrala telefoniczna na nową. Nie miało miejsca nagrywanie rozmów telefonicznych petentów oraz rozmów wewnętrznych pracowników. Wobec powyższego udzielenie odpowiedzi na pozostałe pytania postawione w piśmie jest bezprzedmiotowe. Stosowne wyjaśnienia zostały również opublikowane dn. 5 maja 2020 r. na stronie internetowej Miasta
- odpisał Piotr Potulski.
Urzędnik wskazał również, że "prowadzone są działania testowe nowej centrali telefonicznej". Pisał również o trybie przeszłym prowadznych dzałań.
Jednakże wskazuję, iż zamieszczona informacja, na którą Pan się powołuje i którą udostępnił portal internetowy, wyraźnie wskazuje tryb przyszły prowadzonych działań. Obecnie prowadzone są działania testowe nowej centrali telefonicznej do jej prawidłowego funkcjonowania, tak jak z każdym innym nowym procesem. Ponadto wskazuję, że podejmowane działania realizowane są w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Informacje zamieszczane na portalu wewnętrznym służą wyłącznie do użytku służbowego pracowników, posługiwanie się nimi na zewnątrz jest niezgodne z dyscypliną pracy.
- podkreślił kierownik Biura Prasowego.
Rzeczywiście, w informacji prezydenta do urzędników padło sformułowanie, że rozmowy "będą nagrywane", choć w komunikacie głosowym padło już stwierdzenie "są nagrywane". Stąd też wątpliwości, jakie mieli też urzędnicy - inaczej zdjęcie z wewnętrznego systemu nigdy nie zostałoby przesłane mediom.
Na koniec kierownik Biura Prasowego wyraził swój niepokój. Czego on dotyczy?
Z niepokojem obserwuję wywoływanie w przestrzeni publicznej problemów, których nie ma, a działanie takie rzutuje na sprawne funkcjonowanie urzędu oraz zmniejszenie zaufania mieszkańców do osób pełniących funkcje publiczne
- zakończył Potulski.
1
8
15